接受并布置航次任務(wù)
根據(jù)各個航運企業(yè)的不同營運模式,主要可分為攬貨及調(diào)度集于一身或者攬貨與調(diào)度分開兩種操作模式,為論述方便,以下以調(diào)度與攬貨及商務(wù)分開為例。
一、接受航次任務(wù)。
當(dāng)船舶調(diào)度員從攬貨員手中接到航次任務(wù)指令后,在具體布置船舶有關(guān)任務(wù)之前,應(yīng)首先做到以下幾點：
1)認(rèn)真閱讀研究全部合同條款,對不明確或是無法完全理解的地方,及時聯(lián)系訂約人,了解清楚后方可下達給船舶。
2)向安技、海務(wù)部門了解該航線在航次執(zhí)行期間的大致氣象及海況,向商務(wù)、貨監(jiān)部門了解有關(guān)該貨種對裝卸及海上運輸?shù)奶厥庖?并將有關(guān)具體情況及時通知船舶；向船舶了解船上海圖的儲備情況,如海圖不足應(yīng)通知公司有關(guān)部門加以解決。
3)根據(jù)航線、航程、貨量(載重量)以及船舶存油水的情況,綜合考慮航線上或航線附近港口的油價情況,制定大致的加油計劃。在制定加油計劃時,應(yīng)盡量考慮將存油及新加油分隔油艙,以保護船舶機器。
4)向攬貨員了解有關(guān)經(jīng)紀(jì)人、貨主、租船人的具體情況,包括其對本航次有無特殊要求,其資信情況、支付運費的能力、延滯速遣的理算能力以及是否有其它不良記錄等,以便做到心中有數(shù)。
二、布置航次任務(wù)。
調(diào)度員下達給船舶的航次任務(wù),應(yīng)及時、準(zhǔn)確、簡明,以方便船舶提前做好各項準(zhǔn)備并參照執(zhí)行。在布置任務(wù)時,應(yīng)對以下幾點作出具體要求：
1)受載期或大致裝貨期限。
當(dāng)航次任務(wù)明確之后,調(diào)度員首先要做的工作,就是確保船舶能在合同規(guī)定的期限內(nèi)抵達裝貨港口,這對運價較高或是預(yù)計收益較高的航次尤為重要。因此,在下達航次任務(wù)時,調(diào)度員應(yīng)提醒船舶對此期限給予足夠的重視。如發(fā)現(xiàn)船期緊張,應(yīng)適當(dāng)安排當(dāng)前卸貨港口加班作業(yè)或者指令船舶加速航行,以確保按合同要求抵達裝貨港口。
2)確定大致裝載計劃。
在運價固定的情況下,航次收入的多少就取決于裝貨量的多少(包干運費除外)。對于僅裝運部分件雜貨的船舶和航次來說,也需要盡量節(jié)省艙容以便繼續(xù)攬取合適貨載,這些都直接決定著航次效益的好壞。因此,船舶調(diào)度員在布置航次任務(wù)的時候,應(yīng)根據(jù)貨載及船舶的實際情況作出大致配載方案,做到心中有數(shù),和船舶一起進一步挖掘潛力,以期達到最佳營運效果。調(diào)度員在做配載方案時應(yīng)著重考慮以下幾點：
A.在載重噸及艙容允許的情況下,如裝卸港口、泊位以及航線需要通過的河道、運河沒有水尺限制,應(yīng)指示船舶按合同上限宣載:如有可能,應(yīng)聯(lián)系租船人增加貨量。
B.在載重噸及艙容有限而裝卸港口、泊位或航線需要通過的河道、運河又有水尺限制的情況下,應(yīng)提醒船舶綜合考慮各方面的因素之后,方可進行宣載。因為宣載是租船人/發(fā)貨人備貨的依據(jù),如果宣載過大而無法全部裝完,則航運公司將面臨貨方因多發(fā)貨、備貨、儲運等損失而索賠；如宣載過小又將造成DWT或是艙容利用率低而影響航次效益。同樣的道理,若船方在合同范圍內(nèi)合理宣載而租方無法滿足,宣載又會成為船東向貨主索賠的依據(jù)。因此,船舶調(diào)度員應(yīng)盡量要求船舶先將有關(guān)配載計劃報告給公司,經(jīng)公司同意后方可宣載。
有時根據(jù)合同規(guī)定,由租船人對貨物數(shù)量行使選擇權(quán),這時調(diào)度員應(yīng)注意合同規(guī)定的租方需宣載的日期以及所宣載的貨物數(shù)量是否符合合同要求;當(dāng)宣載不足時要通知租方及時增加貨量,宣載超出合同規(guī)定時應(yīng)向租方明確以船舶能夠滿足為前提,對多出部分加收運費。
3)明確加油加水計劃。
在布置航次任務(wù)的時候,調(diào)度員應(yīng)該對本航次的加油地點已經(jīng)較為明確,而加油數(shù)量需與船上協(xié)商確認(rèn)。其實,加油地點的選擇并非僅從一個航次來考慮,它需根據(jù)幾個航次的綜合情況加以確定。在某一航次的適當(dāng)港口或是某條航線上的中途港安排加油是經(jīng)常遇到的情況,但在裝貨量和加油量有沖突的時候,則需要調(diào)度員進行運價和港口油價差的綜合比較,以最終確定加油數(shù)量。在這種情況下,調(diào)度員在布置航次任務(wù)的時候,就應(yīng)該將有關(guān)事宜通知船上,并考慮以下方面的因素：
A.各個港口燃油的價格差異與航次運價的比較。如果油價有利,在滿足合同要求數(shù)量下限的情況下,可盡量爭取多安排加油。
B.在運價優(yōu)先的情況下,加油的數(shù)量應(yīng)結(jié)合航線的天氣及海況,預(yù)留出一定的富裕量以確保船舶航行安全。
C.如在裝卸港口的某一中間港安排加油時,在制定配載計劃時,要考慮自裝港至加油港的預(yù)計油耗,這在裝港沒有吃水限制而卸港有水尺限制的情況下尤為重要。
加水也是同樣的情況,其考慮的原則與加油基本類似。
執(zhí)行航次任務(wù)是調(diào)度員與船舶共同完成生產(chǎn)任務(wù)最重要的環(huán)節(jié),由于船舶在海上營運的局限性,調(diào)度員的安排與組織成為決定整個航次執(zhí)行是否順利的關(guān)鍵因素。調(diào)度員的工作,是公司其他部門與船舶、代理聯(lián)系的紐帶。以下是在航次各個時期,調(diào)度員應(yīng)做的工作:
船舶抵裝港前
1)委托裝港代理。委托代理時,除正常的船舶及合同信息外,還應(yīng)將合同條款中有關(guān)費用劃分的要求和簽發(fā)提單的要求明確通知代理公司,并要求代理了解船舶預(yù)抵期間的潮水和泊位情況,要求代理通報該類貨在港口的大致裝貨工藝,以及裝貨效率等情況。
2)根據(jù)代理通報的潮水及泊位情況指示船舶正常航行或加速航行。
3)如航線超出IWL的區(qū)域或是進人冰區(qū)、戰(zhàn)區(qū),應(yīng)通知保賠部門進行航次加保。
4)將代理報來的使費情況通知公司有關(guān)部門或人員進行預(yù)審,并安排匯付港口使費備用金。
5)給租船人/發(fā)貨人/代理報ETA或提醒船舶給租船人、代理發(fā)ETA,根據(jù)港口情況,在抵港前1至2天內(nèi)發(fā)抵港確報,以安排泊位。
6)適時向代理了解船舶的具體靠泊計劃,并通知船舶及公司其它部門。
7)通知公司其他有關(guān)部門代理的聯(lián)系辦法,并督促有關(guān)部門做好供應(yīng)物料、伙食等工作。尤其是件雜貨船運輸,調(diào)度員應(yīng)根據(jù)貨載情況請有關(guān)部門做好供應(yīng)綁扎/襯墊/加固物料的準(zhǔn)備工作。
8)對于重大件貨物,應(yīng)根據(jù)合同督促租船人/發(fā)貨人在船舶抵港前安排好各類吊具、索具,或通知代理為船舶安排好各項裝貨準(zhǔn)備。
9)監(jiān)督船舶做好掃艙、備艙工作。
10)提醒、監(jiān)督船舶做出配載計劃并進行宣載。
11)向代理了解貨物的備貨、報關(guān)等情況,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知租船人并要求代理做好記錄。
12)提醒并監(jiān)督船舶按照航行區(qū)域內(nèi)各個國家、航道的有關(guān)航海規(guī)定,進行更換壓載水、分階段分時間匯報等工作。
船舶抵裝港后
1)監(jiān)督船舶及時遞交NOR,檢查遞交時間是否符合合同規(guī)定。
2)監(jiān)督代理及時辦理好船舶各項進口手續(xù),安排引水、拖輪以及安排船舶驗艙,如需要熏艙則監(jiān)督代理安排好熏艙計劃。
3)監(jiān)督代理安排工班及作業(yè)計劃。
4)監(jiān)督船舶、代理及時匯報每天天氣情況、工班作業(yè)進度,裝貨過程中對貨物尤其是重大件貨物的綁扎/襯墊/隔票情況,裝運散貨的平艙情況。
5)督促船舶對裝貨工人的工作情況和工作質(zhì)量進行監(jiān)督,如裝卸工人明顯能力較差時,應(yīng)安排船員在各個艙口現(xiàn)場做好督促工作。
6)監(jiān)督船舶吊機的使用情況,壓載系統(tǒng)的壓/排水情況。
7)當(dāng)船舶需要移泊作業(yè)時,查核使用的泊位/碼頭數(shù)量是否在合同規(guī)定范圍之內(nèi),費用的劃分情況。
8)對特殊貨載、容易發(fā)生貨損貨差的貨載或是容易發(fā)生貨損貨差的港口,若安排監(jiān)裝及安排船員同港口理貨人員一起進行理貨,需要船舶的安排情況。
9）裝貨過程中如發(fā)現(xiàn)貨損貨差、貨物尺寸包裝不符合要求、裝貨造成船舶損壞等突發(fā)事件,應(yīng)及時通知代理或保賠部門安排貨物或船舶檢驗,并收集檢驗報告。
10)裝貨港口當(dāng)?shù)毓?jié)假日的情況,是否需要安排加班作業(yè)等。
11)貨物裝完后,監(jiān)督代理及時辦理船舶離港手續(xù)、船舶對貨物的綁扎/加固工作、船舶是否按時開航。
12)注意將船舶作業(yè)進度及時通知公司其他部門,以便安排加油、加水,供應(yīng)備件、物料、伙食、修理等工作。
船舶航行途中
1)對裝港代理:A.有關(guān)裝貨單證是否做好并交付公司;收到有關(guān)裝貨單證后,及時交給公司商務(wù)部門收取運費和計算延滯/速遣;B.提單的簽發(fā)情況以及提單的內(nèi)容是否符合合同的規(guī)定和公司的要求:C.通知代理有關(guān)卸貨港口的代理名稱地址,并監(jiān)督其將有關(guān)單證郵寄給公司以及卸港代理;D.做好港口使費帳賬單并與公司相關(guān)部門或人員進行港口使費結(jié)算。
2)對卸港代理:A.及時委托卸港代理;B.了解卸港代理是否收到有關(guān)裝貨單證;C.了解收貨人對接貨車輛或場地的安排情況;D.港口當(dāng)局或是收貨人是否已準(zhǔn)備好專門的吊具、索具。
3)對船舶:A.監(jiān)督船舶按照調(diào)度規(guī)程發(fā)船位報告;B.監(jiān)督船舶的航速、油耗情況是否正常,如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)查明原因并協(xié)商盡快解決告;C.監(jiān)督船舶按照合同規(guī)定給租船人發(fā)船舶動態(tài)報;D.監(jiān)督船舶的航線是否合理,經(jīng)常咨詢航線上的天氣及海況,如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時提醒船舶加以注意,監(jiān)督船舶做好海事聲明,對長航線可適當(dāng)考慮申請氣導(dǎo);E.監(jiān)督船舶對貨物的保管工作;F.抵卸港前監(jiān)督船舶排放壓載水,并注意調(diào)平吃水以便進港。
船舶抵卸港后
1)提醒并監(jiān)督船舶和代理公司憑正本提單放貨,如正本提單沒有到,則應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定聯(lián)系租船人采取相應(yīng)措施,并通知船舶和代理接船東明確指示后方可元單放貨。
2)與公司商務(wù)部門確認(rèn)租船人是否已按合同支付運費。
3)查核是否發(fā)生貨損/貨差,如發(fā)生應(yīng)及時通知保賠部門安排現(xiàn)場檢驗。
船舶離卸港或航次結(jié)束
1)提醒并監(jiān)督代理收集全部卸貨單證傳真或郵寄給公司,公司收到后及時交給財務(wù)部門計算延滯/速遣費。
2)向船舶收集有關(guān)本航次各項報表。
3)如有商務(wù)或法律糾紛應(yīng)收集整理有關(guān)文件交保賠或法律部門進行處理。
4)向公司有關(guān)部門/人員通知航次結(jié)束情況,尤其要及時通知商務(wù)部門航次結(jié)束時間,以便根據(jù)合同規(guī)定的期限與租船人結(jié)算各項費用及延滯/速遣。
5)對整個航次有關(guān)合同、文件、檔案、往來電報進行收集、整理和歸擋工作，以備查核。
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